記入と記載は、どちらも「書くこと」に関する言葉ですが、その使い方や意味にははっきりとした違いがあります。
書類や申込書に関する場面で頻繁に目にするこれらの用語は、適切に使い分けることが求められます。
本記事では、記入と記載の違いについて、定義から使い方、例文まで詳しく解説。
日常生活やビジネスシーンで混同しがちなこれらの言葉を正しく理解し、文章や会話で自信を持って使えるようにしましょう。
記入とは
記入とは、「所定の欄に必要事項を書き入れること」を意味する言葉です。
特定のフォームや書式に対し、氏名や住所、数字などを記入するように指定されている場面で使われます。
たとえば、婚姻届や申込書、契約書などにはあらかじめ用意された記入欄があり、そこに情報を書き込むことが記入です。
漢字の意味を見ても、「記」は“しるす”、“書きとめる”という意味があり、「入」は“中におさめる”という意味を持ちます。
つまり記入とは、「指定された枠内に必要な情報をしるすこと」を示しています。
実際には、役所の手続きや応募フォーム、振込用紙など、日常的な書類で広く使用されます。
欄外や余白に書く場合にはこの言葉は使わず、あくまで「指定された枠内に」記す行為が対象です。
記入という言葉の使い方
記入は、「所定の欄に情報を記載する必要がある場面」で使われます。
指示として「ご記入ください」「記入漏れにご注意ください」といった形でよく見られます。
手続きや申請をする際に頻繁に使われる表現です。
例：記入の使い方
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太枠の中に記入をしてください。
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記入例を参考に書いてください。
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誤って別の欄に記入してしまった。
記載とは
記載とは、「書類や書物などに内容を記して載せること」を意味します。
記入と異なり、記述される場所が所定の欄とは限らず、より広範な情報の記録に使われるのが特徴です。
また、自分が書く場合だけでなく、すでに他者によって書かれている情報についても記載という言葉を使います。
例えば、取扱説明書に製品の使い方や注意点が書かれている場合、「説明書に記載されています」と表現されます。
利用規約や書類の注意事項、学術論文などにも使われる言葉で、公的・正式な書き言葉として用いられます。
漢字の「載」には「のせる」という意味があり、何かを明確に文書上に残す、というニュアンスが強い表現です。
記載という言葉の使い方
記載は、既に書類や文章に書かれている内容を指したり、新たに情報を文書化する場面で使われます。
「記載内容を確認してください」「記載の誤りがあります」など、正確性や注意喚起を促す文脈でよく使われます。
例：記載の使い方
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説明書に記載されている手順に従ってください。
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記載内容に誤りがないか再確認してください。
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契約書の記載条項をよく読みましょう。
記入と記載の違いとは
記入と記載の違いは、主に「どこに、どのように書くのか」「誰が書くのか」「文書の状態」などにあります。
1. 書く場所の違い
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記入は、所定の欄に必要事項を「書き入れる」行為を指します。
申込書や申請書など、あらかじめ用意された入力欄が対象です。
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記載は、場所の限定がなく、書類や書物に情報を「書いて記す」ことを指します。
書かれている内容の確認や説明などに用いられます。
2. 書く主体の違い
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記入は、自分が情報を入力・記述する場面で使用されます。
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記載は、自分が書く場合にも、他人がすでに書いた内容について述べる場合にも使えます。
たとえば、「申請書に必要事項を記入してください」は、自分が書く行為ですが、「利用規約に記載された内容を確認してください」は、すでに書かれている情報を確認する行為です。
3. 時間の状態・情報の有無
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記入は、まだ情報が書かれていない状態に対して用いられます（＝これから書く）。
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記載は、すでに情報が文書にある状態を指すことが多いです。
4. 使用される場面の違い
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記入は、申し込みや申請、帳票の作成時など、入力を求める場面で多用されます。
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記載は、規約、契約、説明書など、内容がすでに存在している文書に関連して使われることが多いです。
5. 英語表記の違い
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記入は “entry”（名詞）や “enter”（動詞）
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記載は “mention”, “record”, “print” など文脈に応じて使い分けられます
帳簿の記載については、entry で表現されることもありますが、一般的には record の方が適切です。
まとめ
記入と記載の違いは、「どこに、何の目的で、誰が書くか」によって明確に区別されます。
記入は所定の欄に自分で情報を入力する行為を指し、申込書や書類などで使われることが多いです。
一方、記載は、文書や書物などに情報が書かれている状態や、その情報を記録する行為を表します。
文書の種類や使用場面によって適切に使い分けることで、より正確で分かりやすいコミュニケーションが可能になります。
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