本記事では、「始末書」と「報告書」の違いについて詳しく解説します。
どちらも書類ですが、その目的や内容、使い方には明確な違いがあります。
これからそれぞれの用語の意味や使い方、そして両者の違いについて理解を深めていきましょう。
始末書とは
「始末書」は、問題やトラブルが発生した際に作成される文書です。
この文書は主に組織内で使用され、発生した事象やその原因、対応策を記録します。
法的にも意味を持つことがあり、証拠として用いられる場合もあります。
始末書の作成には、具体的な事実を客観的に記載することが求められます。
感情的な表現や主観的な意見は避け、事実を中心に記録しましょう。
時系列や関係者も明確にすることで、後から見ても分かりやすくなります。
日本では江戸時代から存在し、当時は主に武士や役人が使用していました。
現在でも、企業や組織内でのトラブルや事故対応に広く活用されています。
始末書という言葉の使い方
「始末書」は、問題やトラブルの記録に使用されます。
特に企業や組織内で発生した問題の詳細な説明や対応策をまとめる際に役立ちます。
例えば、クレーム対応の際の経緯や、労働災害の原因と対策の記録などが挙げられます。
例：
- 顧客からのクレームに対する対応策を始末書として提出。
- 労働災害の原因と改善策を始末書に記載。
- プロジェクトの失敗原因を詳細に説明する始末書を作成。
報告書とは
「報告書」は、調査や研究の結果をまとめて報告するための文書です。
主に専門的な分野で使用され、研究者や専門家が調査内容や結果、考察、提言などを他者に情報提供するために作成します。
報告書の作成では、内容を明確にし、必要な情報を適切に整理することが重要です。
専門用語を使う際には、読み手が理解しやすいように工夫する必要があります。
報告書は、学術研究や公的機関の業務報告などに用いられ、科学や技術分野では研究成果を報告するために欠かせないものです。
報告書という言葉の使い方
「報告書」は、調査や研究の結果をまとめ、関係者に報告する際に使われます。
業務の進捗状況や研究成果を整理し、報告するための文書です。
例えば、マーケット調査の結果や学術研究の成果を報告書としてまとめることが一般的です。
例：
- 企業の業績報告を報告書として作成。
- マーケット調査の結果を報告書にまとめて提出。
- 学術研究の成果を報告書として学会で発表。
始末書と報告書の違いとは
「始末書」と「報告書」は、いずれも文書で特定の事象を記録しますが、その目的や内容には異なる点があります。
始末書は、個人や組織内で発生したミスや問題の原因や経緯を詳細に記録するための文書であり、その事態を収束させるために作成されます。
例えば、不正行為やトラブル対応の詳細が含まれ、証拠としても使用されることがあります。
対して、報告書は調査や研究の結果を報告するための文書で、業務の進捗状況や成果を要点を押さえてまとめます。
報告書は、上司や関係者に対して情報を提供する目的で作成され、その内容は客観的かつ簡潔にまとめられます。
主な違いは以下の通りです：
- 目的：「始末書」は特定の事態を収束させるために作成され、「報告書」は業務や研究の結果を報告するために作成されます。
- 内容：「始末書」は問題の詳細や対応策を記載し、「報告書」は調査結果や業務の要点をまとめます。
- 対象：「始末書」は問題の詳細な記録を求めるのに対し、「報告書」は業務や研究の成果を報告する文書です。
- 形式：「始末書」は具体的な対策や処置が含まれることが多く、「報告書」は要点を押さえた形式で作成されます。
まとめ
「始末書」と「報告書」は、それぞれ異なる目的と内容を持つ文書です。
始末書は問題やトラブルの詳細な記録と対応策をまとめるために使用され、報告書は調査や研究の結果を要点を押さえて報告するために使われます。
どちらも正確な情報の提供が求められますが、その使い方や目的には明確な違いがあります。
適切な書類を作成するためには、それぞれの特徴を理解し、目的に応じた内容を記載することが重要です。
さらに参照してください：主任とリーダーの違いの意味を分かりやすく解説！