就職活動や転職活動の過程で耳にすることの多いのが 採用証明書 と 内定通知書 です。
どちらも採用に関する重要な書類ですが、その役割や用途は大きく異なります。
採用証明書 は第三者に対して雇用が確定したことを証明する書類であり、内定通知書 は本人に採用決定を伝えるための文書です。
この二つの違いを理解しておくことで、就職活動後の手続きや各種申請をスムーズに進められるでしょう。
この記事では、採用証明書と内定通知書の違い を詳しく解説し、それぞれがどのような場面で必要となるのかをわかりやすく紹介します。
採用証明書とは
採用証明書 とは、企業が「この人を被雇用者として正式に採用した」と第三者に証明するための文書です。
通常の雇用関係では必ずしも発行されるものではなく、必要に応じて本人が依頼する形で発行されます。
この書類が必要になる代表的なケースは、失業手当を受け取っている人が就職した際に支給停止の手続きを行う場合です。
その際、雇用保険の関係で「採用が決まった」という事実を第三者に証明する必要があるため、企業に依頼して 採用証明書 を発行してもらいます。
採用証明書 には、採用者本人の氏名・住所・生年月日といった個人情報に加え、雇用契約が開始される年月日や、雇用期間が有期か無期かといった条件が記載されます。
発行のタイミングは、企業からの内定が確定した後、実際の雇用契約が開始する前に行われるのが一般的です。
つまり 採用証明書 は、雇用関係を客観的に証明するための公式な書類であり、本人の依頼がなければ発行されない点が特徴です。
採用証明書という言葉の使い方
採用証明書 は、主に第三者への証明や行政手続きのために使われます。
日常的に必要になることは少ないですが、失業給付や各種社会保険の申請の際に重要な役割を果たします。
例：採用証明書の使い方
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失業手当の停止手続きに採用証明書を提出した
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新しい勤務先に採用証明書を依頼して発行してもらった
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雇用保険関連の申請書類に採用証明書を添付した
内定通知書とは
内定通知書 とは、企業が応募者に対して「採用が決定した」と伝えるための文書です。
面接のその場で採否が伝えられる場合もありますが、多くは選考後に社内で協議を行い、採用が決まった人に後日郵送やメールで通知されます。
その際に発行されるのが 内定通知書 です。
この書類には発行義務はありませんが、特に新卒採用のように内定から入社までに数か月の期間がある場合、後日内容を確認できるように企業側から発行されるのが一般的です。
一方で、中途採用では内定から入社までの期間が短いため、内定通知書 を省略して電話やメールで通知するケースも多く見られます。
内定通知書 には、採用決定の旨や入社予定日、場合によっては条件の概要が記載され、本人が安心して入社準備を進められるようになっています。
内定通知書という言葉の使い方
内定通知書 は、本人に採用が決まったことを正式に伝えるためのものです。
特に新卒入社の場面で重視され、就職活動を終える際の証明としても活用されます。
例：内定通知書の使い方
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内定通知書が届いたので就職活動を終了した
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内定通知書に記載された入社日を確認した
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電話で内定をもらったが、後日内定通知書も受け取った
採用証明書と内定通知書の違いとは
採用証明書と内定通知書の違い は、その目的と対象にあります。
まず 内定通知書 は、企業から採用が決まったことを本人に知らせるための文書です。
採用選考を終えた後、応募者に「あなたを採用します」と伝える役割を持ち、入社準備を進めるきっかけになります。
一方、採用証明書 は採用された事実を第三者に証明するための書類です。
たとえば失業給付の停止や社会保険の手続きといった場面で必要になり、本人が依頼しなければ発行されません。
さらに、両者の発行タイミングにも違いがあります。
内定通知書 は内定直後に企業から自発的に送付されるのに対し、採用証明書 は内定後に本人の申請があって初めて発行されます。
したがって、両方が手元に届く場合は、必ず 内定通知書 が先に届き、その後に 採用証明書 を依頼して受け取る流れになります。
まとめると、内定通知書 は「本人に採用を伝えるための書類」、採用証明書 は「採用事実を第三者に証明するための書類」という違いがあります。
どちらも採用に関わる重要な文書ですが、役割と使い方を理解しておくことが大切です。
まとめ
採用証明書と内定通知書の違い は、その対象と役割にあります。
内定通知書 は採用が決まったことを本人に伝える書類であり、採用証明書 はその事実を第三者に証明するための書類です。
内定通知書は企業側から自発的に送付されることが多い一方で、採用証明書は本人が依頼して初めて発行されます。
両者の違いを理解しておけば、就職後の行政手続きや社会保険関連の対応をスムーズに行えるでしょう。
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