企業活動の中で欠かせないのが業務の流れを明確にすることです。
その際によく登場する言葉がワークフローと業務フローです。
どちらも「仕事の流れを図で示す」という点では似ていますが、含まれる要素や目的に違いがあります。
本記事では、それぞれの意味や使い方を解説し、さらにワークフローと業務フローの違いをわかりやすく整理しました。
業務改善やシステム導入を考えている方にとって必ず役立つ知識となるでしょう。
ワークフローとは
ワークフローとは、企業における業務の一連の流れを可視化した図や仕組みを指します。
特に特徴的なのは、単に作業手順を示すだけでなく、承認や決裁といったプロセスまで含めて責任の所在を明らかにする点です。
たとえば請求書の処理であれば、「担当者が入力 → 上長が承認 → 経理部が確認 → 最終決裁」といった手続きが順を追って整理されます。
このようにワークフローを作成することで、どの部署がどの段階を担当するのかが一目で分かるようになり、業務の透明性が高まります。
また、この言葉は英語の「workflow」が語源で、「work」は仕事や職務、「flow」は流れを意味します。
つまり、組織全体で業務の流れを統制するための仕組みとして使われるのがワークフローなのです。
システム化されることも多く、近年では電子承認ツールやERPと連携して効率化に活用されています。
ワークフローという言葉の使い方
ワークフローは、業務全体の可視化や承認手続きの明確化といった文脈で使われます。
企業内では、業務プロセスを整理・改善する際や、システム導入の検討時などに頻繁に用いられる言葉です。
例：ワークフローの使い方
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社内でワークフローを共有することで、業務の属人化を防ぐ。
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承認作業を効率化するためにワークフローを自動化した。
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会計監査に備えてワークフローを提出する必要がある。
業務フローとは
業務フローとは、企業内で行われる作業の手順や流れを可視化した図表を指します。
ワークフローと似ていますが、承認や決裁といった組織的な責任分担までは含まないのが一般的です。
主に自分や部署が担当する作業を中心にまとめるため、業務の引き継ぎや新人教育の際に役立ちます。
たとえば、顧客からの問い合わせに対応するプロセスを「受付 → 内容確認 → 担当部署に依頼 → 回答」といった流れで整理するのが業務フローです。
また、業務フローはチームや担当者ごとの仕事の理解を深めることを目的に作られるケースが多く、システム化されるというよりもマニュアルや図表として利用されることが多いです。
全社的な統制というより、現場での効率化やスムーズな業務遂行をサポートする役割を持ちます。
業務フローという言葉の使い方
業務フローは、担当者が自分の作業内容を整理したり、他者に業務を説明したりする場面でよく使われます。特に人材育成や業務改善のためのツールとして位置付けられています。
例：業務フローの使い方
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新人に仕事を引き継ぐ際、業務フローを活用した。
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作業効率を改善するために業務フローを見直す。
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ITシステムの導入により業務フローが大きく変化した。
ワークフローと業務フローの違いとは
ワークフローと業務フローはどちらも業務の流れを可視化するものですが、扱う範囲や目的に違いがあります。
まず、ワークフローは「業務全体の流れを可視化し、承認や決裁を含めて責任の所在を明確にする」ことが目的です。
組織全体での統制や内部統制の強化に役立ち、企業の経営管理や監査対応にも利用されます。
一方、業務フローは「作業手順や担当業務の流れを分かりやすく図示する」ことを主眼としています。
承認や決裁までは含まれず、個々の作業者や部署が中心となって業務を整理し、教育や効率化に活用する点が特徴です。
つまり、ワークフローは「組織的・全社的な仕組み」、業務フローは「現場レベルの業務手順」と整理できます。
たとえば、稟議書の提出であれば、提出から承認・決裁までを含めるのがワークフロー、実際に担当者が稟議書を作成して提出するまでの流れを示すのが業務フローというイメージです。
両者は対立する概念ではなく、むしろ補完関係にあります。
ワークフローで全体を統制しつつ、業務フローで個別業務を明確化することで、組織全体の効率と透明性を高めることが可能になります。
まとめ
ワークフローは企業全体の業務プロセスを可視化し、承認や決裁まで含めて責任の所在を明確にする仕組みです。
これに対して業務フローは、担当者や部署ごとの作業手順を整理する図表で、引き継ぎや効率化に役立ちます。
両者の違いは「全体統制か現場の作業か」という点にあり、どちらもビジネスを円滑に進めるうえで欠かせないものです。
目的に応じて適切に使い分けることが、組織運営の効率化につながります。
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